Fotorondzendingen
Met ingang van 2020 is deze dienstverlening na meer dan 70 jaar beëindigd. Er maakten nog slechts 17 leden gebruik van, en het was helaas te arbeidsintensief om ermee door te gaan. In NVBS Actueel van november 2019 nam Ciril van Hattum, die de rondzendingen vele jaren heeft verzorgd, afscheid van dit fenomeen.
Historie
Hieronder staan de spelregels waaraan de deelnemers zich moesten houden. In verband met de geschiedschrijving hebben we deze tekst, die dus niet meer van toepassing is, gehandhaafd.
De Fotorondzendingen bestaan bij de NVBS sinds het jaar 1949. Een zending bestaat uit een groot aantal foto’s van railonderwerpen, die de deelnemers kunnen bekijken en desgewenst bestellen. Ieder lid van de vereniging kan er aan meedoen, met inachtneming van paar spelregels.
Per jaar worden naar elke deelnemer negen dozen met foto’s verstuurd, iedere vijf weken één behalve in de zomermaanden. Elke zending bestaat uit ca. 160 foto’s van steeds wisselende onderwerpen. De foto’s hebben betrekking op Nederlandse en buitenlandse spoor- en trambedrijven, zowel uit het heden als het verleden. Behalve het materieel komt ook de infrastructuur zoals stationsgebouwen aan bod. Een en ander is natuurlijk wel afhankelijk van het aanbod van foto’s: deze worden belangeloos door leden ter beschikking gesteld. Als deelnemer aan de fotorondzendingen wordt u niet alleen in staat gesteld deze foto’s op uw gemak thuis te bekijken, maar ook ze te bestellen voor uw eigen collectie. Deelnemers zijn niet verplicht ook zelf foto’s ter beschikking te stellen; omgekeerd kunnen NVBS-leden foto’s insturen zonder zelf aan de fotorondzendingen deel te nemen.
Een abonnement op de fotorondzendingen kost € 6,75 per jaar; daarnaast zullen soms verzendkosten (vijf zegels van ‘1’) moeten worden gemaakt. Om deze te beperken worden de deelnemers geografisch in groepen verdeeld, zodat dozen desgewenst persoonlijk kunnen worden afgegeven als de volgende deelnemer in de buurt woont. Dit bespaart kosten en (verzend)tijd. Ieder mag wat dit betreft zijn voorkeuren bekend maken, b.v. in geval van een gezamenlijk werkadres van twee deelnemers. Elke rondzending bevat een inhoudsopgave, een aantal bestelkaarten, een verzendlijst en soms een editie van het pamflet ‘Rondgezonden’ waarin met de deelnemers wordt gecommuniceerd.
Van de volgorde op de verzendlijst mag om bovenstaande redenen niet worden afgeweken, tenzij na overleg met de beheerder. Op de verzendlijst vult elke deelnemer de datum van ontvangst en doorsturen in; men mag de zending in principe maximaal drie dagen in huis houden. Een enkele keer iets langer is geen bezwaar. Geen nood als u hier een keer door vakantie of ziekte niet aan kunt voldoen: licht uw voorganger op de lijst (noteer naam en adres) of de beheerder van te voren in en als u wilt krijgt u de doos later alsnog in uw bezit. Vergeet ook niet bij verhuizing uw nieuwe adres tijdig aan de beheerder door te geven: elke zending is gemiddeld twee maanden onderweg! Hetzelfde geldt bij wijziging van telefoonnummer en e-mailadres.
Deelnemers zijn verplicht zelf bij te houden wanneer welk nummer rondzending is ontvangen en doorgestuurd. Dit vergemakkelijkt navraag bij storingen in de circulatie of vermissing. Om aansprakelijkheid bij zoekraken te vermijden –elke rondzending vertegenwoordigt een waarde van zo’n honderd euro- is het verstandig bewijzen van verzending of handtekeningen van ontvangst bij persoonlijke bezorging enige tijd te bewaren. Vermeld op het pakket ook altijd uw naam en adres!
U hoeft u slechts eenmaal aan te melden: het abonnement wordt jaarlijks verlengd tot wederopzegging van uw kant.
Zoals reeds gezegd kunnen afdrukken van (bijna) alle aanwezige foto’s worden nabesteld. Hiertoe heeft elke foto een nummer/lettercombinatie. Het nummer geeft de negatiefeigenaar van de foto aan, de letter(s) de soort en het formaat van de foto. Foto’s met een of meer kruizen achterop zijn niet bestelbaar. U kunt zelf met een bepaalde letter aangeven in welk formaat u de afdruk wilt ontvangen. Als u foto’s wilt hebben vult u één van de bij elke rondzending aanwezige bestelkaarten in en stuurt deze naar het Fotobureau. Als u foto’s bestelt is het verstandig de gegevens te noteren want bij levering staan deze niet altijd op de achterkant van de afdrukken vermeld.
Hoe meer foto’s aanwezig zijn bij de beheerder, des te fraaier en gevarieerder elke rondzending wordt. Een ieder wordt dan ook verzocht foto’s naar de beheerder te sturen, liefst op formaat 9×13 of 10×15 cm, maar in ieder geval niet groter i.v.m. het formaat van de dozen. Het mogen zwart/wit- (ook repro’s), kleurenfoto’s en afdrukken van dia’s of digitale foto’s zijn voorzien van datum en omschrijving. Een negatiefeigenaarnummer kunt u aanvragen bij het Fotobureau. De kwaliteit moet, zeker als het actuele opnamen betreft, goed zijn. Als u de foto’s na circulatie terug wilt hebben, zet u op de achterkant ‘retour’. Normaliter echter gaan de foto’s naar de beheerders van de NVBS-fotocollecties om hierin te worden opgenomen. U moet wel bedenken dat uw foto’s door anderen kunnen worden besteld. In dat geval krijgt u via het Fotobureau de kosten van het (laten) afdrukken en verzenden vergoed. Wilt of kunt u niet voor nabestellingen zorgen, zet dit dan duidelijk achter op elke foto die u inzendt.
De dozen met foto’s worden een groot aantal keren verzonden en moeten dus lang meegaan. Wees er zuinig op, maak er geen notities op -stuur opmerkingen per briefkaart of e-mail naar de beheerder of telefoneer- en verpak de dozen voor verzending zorgvuldig. De foto’s zelf zijn per onderwerp in een bepaalde volgorde opgenomen: deze volgorde mag niet worden verstoord. Op de inhoudsopgave staat de juiste volgorde vermeld. Controleer deze en herstel zo nodig. Aanmelden als deelnemer aan de fotorondzendingen kan op elk moment geschieden bij de beheerder: u krijgt het reglement thuisgestuurd en als u de inhoud hiervan accepteert wordt u meteen opgenomen in het circulatieschema. Bij aanmelding in de maand september of later geldt het abonnement tot het eind van het volgend jaar.
De beheerder kan niet alléén zorgdragen voor een vlotte circulatie; zonder medewerking van de deelnemers lukt dit niet. Stuurt u daarom elke zending op tijd -binnen drie dagen- door en licht de beheerder in bij ‘ongevallen’. Wanneer een deelnemer de regels in ernstige mate niet nakomt, kan hij van verder deelnemen worden uitgesloten. Ook moeten er voldoende foto’s in voorraad zijn om rondzendingen uit samen te stellen. Als deelnemer kunt u hieraan bijdragen door foto’s voor circulatie in te zenden. Als iedereen zich aan de regels houdt, kunt u negen keer per jaar een zending verwachten waaraan u hopelijk veel plezier zult beleven.
Deze tekst is voor het laatst aangepast op 14 december 2020.