II. Hoofdbestuur

7. De voorzitter leidt de vergaderingen van het Hoofdbestuur. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de vice-voorzitter. Is ook deze verhinderd dan wordt in onderling overleg ‚‚n van de andere leden van het Hoofdbestuur met de leiding belast.
8. De secretaris is verantwoordelijk voor de oproepingen voor de algemene ledenvergadering en de vergaderingen van het Hoofdbestuur, voor het maken van de notulen van die vergaderingen, voor het bestuurlijk archief van de vereniging, voor het samenstellen van het jaarverslag van de vereniging en voor de roosters van aftreden van het Hoofdbestuur en van alle andere besturen en commissies die in de statuten of in dit reglement worden genoemd. De secretaris is voorts belast met de correspondentie, voor zover die niet ingevolge artikel 30 van de statuten of in onderling overleg aan één van de andere leden van het Hoofdbestuur is opgedragen.
9. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer en de financiële administratie van alle geldmiddelen van de vereniging, voor het toezicht op en de deugdelijke verzekering van de eigendommen van de vereniging, voor de overige noodzakelijke verzekeringen, voor het financiële toezicht op de exploitatie van het tijdschrift en andere publicaties, de diensten, de afdelingen en secties, voor de samenstelling van het financiële jaarverslag van de vereniging, daaronder begrepen de samentrekking van de jaarverslagen van de diensten, afdelingen en secties, en voor het tijdig innen van de contributies en bijdragen.
10. De penningmeester wordt bijgestaan door een ledenadministrateur, die op voordracht van de penningmeester door het Hoofdbestuur wordt benoemd. Hij verzorgt onder leiding en verantwoordelijkheid van de penningmeester de ledenadministratie. De benoeming als ledenadministrateur kan door het Hoofdbestuur op elk moment worden ingetrokken. Bij ontstentenis van de ledenadministrateur wordt hij vervangen door een door de penningmeester aan te wijzen lid van de vereniging of door de penningmeester zelf.
Het Hoofdbestuur kan nadere regels stellen omtrent de ledenadministratie.
11. De ledenadministrateur is belast met de samenstelling van de ledenlijst. Deze lijst wordt niet aan niet-leden ter inzage gegeven of verstrekt, tenzij een wettelijk voorschrift daartoe noopt. Het Hoofdbestuur kan besluiten deze lijst geheel of gedeeltelijk ter beschikking te stellen aan functionarissen van de vereniging ten behoeve van hun werkzaamheden. Leden hebben in deze lijst slechts inzage onder door het Hoofdbestuur vast te stellen voorwaarden.
12. Het Hoofdbestuur kan regels stellen en aanwijzingen geven omtrent het beheer van de geldmiddelen en de inrichting van de financiële administratie van de vereniging.
13. Het Hoofdbestuur regelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 30 van de statuten in onderling overleg zijn werkzaamheden en maakt de taakverdeling zo spoedig mogelijk na vaststelling in "Op de Rails" bekend.
14. Het Hoofdbestuur kan besluiten dat zijn vergadering, geheel of gedeeltelijk, wordt bijgewoond door personen die geen lid zijn van het Hoofdbestuur. Deze personen hebben evenwel geen stemrecht.
15. Het Hoofdbestuur stelt regels omtrent vergoeding van kosten die door functionarissen van de vereniging in de uitoefening van hun functie zijn gemaakt.

III. Algemene Ledenvergadering

16. De voorzitter van het Hoofdbestuur is belast met de leiding van de algemene ledenvergadering. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de vice-voorzitter. Is ook hij verhinderd dan is één van de andere leden van het Hoofdbestuur, niet zijnde de secretaris of penningmeester, met de leiding belast.
17. De voorzitter kan de volgorde van de agendapunten wijzigen, indien hij dat nodig acht. Voorts kan hij de beraadslagingen zo nodig bekorten en alle maatregelen nemen die hij nodig acht om de orde te handhaven.
18. De secretaris van het Hoofdbestuur draagt er zorg voor dat van het houden van een algemene ledenvergadering uiterlijk twee maanden voor de maand waarin die algemene ledenvergadering wordt gehouden, mededeling wordt gedaan in "Op de Rails", waarbij in ieder geval worden vermeld de plaats, de datum en het aanvangstijdstip van de vergadering en de te behandelen agendapunten, alsmede de termijn bedoeld in artikel 21 van dit reglement. De mededeling in "Op de Rails" kan in spoedeisende gevallen worden vervangen door een rondschrijven aan de leden van de vereniging.
19. De agenda van de gewone algemene ledenvergadering, bedoeld in artikel 38 van de statuten, bevat in ieder geval de volgende onderwerpen:
a. de vaststelling van de notulen van de voorafgaande gewone algemene ledenvergadering, alsmede van een eventuele buitengewone ledenvergadering;
b. het jaarverslag van de secretaris;
c. de rekening en verantwoording van de penningmeester over het voorafgaande verenigingsjaar;
d. de begroting voor het lopende verenigingsjaar;
e. het verslag van de kascommissie, bedoeld in artikel 52 van de statuten;
f. het verlenen van décharge aan de penningmeester op grond van het in punt e. genoemde verslag;
g. de verslagen van de diensten, bedoeld in hoofdstuk VIII van de statuten, alsmede van de redactie van "Op de Rails" en de stichting NVBS-Excursies;
h. het verslag van het lid van het Hoofdbestuur dat is belast met het toezicht op de afdelingen en secties;
i. het verlenen van décharge aan het Hoofdbestuur over het in het voorafgaande verenigingsjaar gevoerde beleid;
j. de vaststelling van het aantal leden van het Hoofdbestuur;
k. de verkiezing van nieuwe leden van het Hoofdbestuur;
l. de aanwijzing van een voorzitter van het Hoofdbestuur;
m. de vaststelling van de contributie voor het volgende verenigingsjaar;
n. de benoeming van leden en plaatsvervangende leden van de kascommissie;
o. de benoeming van leden en plaatsvervangende leden van de geschillencommissie;
p. de voorstellen die ingevolge het bepaalde in artikel 21 van dit reglement zijn ingediend;
q. de rondvraag.
20. De agenda van buitengewone algemene ledenvergaderingen wordt, behoudens het gestelde in artikel 42 van de statuten, door het Hoofdbestuur vastgesteld.
21. Voorstellen over onderwerpen die niet in artikel 19 van dit reglement zijn genoemd, kunnen binnen een door het Hoofdbestuur te bepalen termijn door tenminste vijftig leden worden ingediend bij het Hoofdbestuur. Deze voorstellen worden, zo nodig in verkorte vorm, in "Op de Rails" of door middel van een rondschrijven aan de leden bekend gemaakt.
22. Ter algemene ledenvergadering kunnen geen onderwerpen worden behandeld die niet op de agenda staan.
23. Behoudens de stemmingen ingevolge het bepaalde in de artikelen 45, 76 en 77 van de statuten, geschieden stemmingen bij acclamatie of door middel van handopsteken. Een stemming geschiedt echter schriftelijk indien voorafgaande aan het agendapunt tenminste tien leden daar om vragen. Een schriftelijke stemming geschiedt onder leiding van een stemcommissie, bestaande uit drie door de algemene vergadering aan te wijzen meerderjarige leden.
24. Indien voor de vervulling van een vacature in het Hoofdbestuur of voor de functie van voorzitter van het Hoofdbestuur meer dan ‚‚n kandidaat is voorgedragen, dan geschiedt de stemming schriftelijk overeenkomstig het bepaalde in het vorige artikel. Indien de stemmen staken, dan vindt een herstemming plaats. Indien de stemmen dan weer staken, beslist het lot.
25. De notulen van een algemene ledenvergadering worden in de vergadering waarin zij worden vastgesteld, na goedkeuring en vaststelling staande de vergadering getekend door degenen die in de die vergadering als voorzitter en secretaris optreden.

IV. Tijdschrift 'Op de Rails'

26. Het door de vereniging uit te geven tijdschrift "Op de Rails" bevat:
a. mededelingen van het Hoofdbestuur;
b. mededelingen van andere onderdelen van de vereniging;
c. bijdragen van leden en niet-leden over onderwerpen betreffende spoor- en tramwegen;
d. bijdragen van de redactie;
e. advertenties.
27. De samenstelling van "Op de Rails" geschiedt door een redactie die bestaat uit een hoofdredacteur en ten hoogste acht redacteuren. Zij worden voor een periode van vier jaar benoemd en kunnen na afloop telkens voor eenzelfde periode worden herbenoemd. De hoofdredacteur wordt door het Hoofdbestuur benoemd uit de meerderjarige leden van de vereniging. De redacteuren worden op voordracht van de hoofdredacteur door het Hoofdbestuur benoemd uit de leden van de vereniging.
28. De hoofdredacteur is belast met de leiding van de redactie. Hij leidt de redactievergaderingen en vertegenwoordigt de redactie binnen de vereniging. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door een daartoe door hem aangewezen redacteur. Die aanwijzing behoeft de goedkeuring van het Hoofdbestuur.
29. De redactie kan zich doen bijstaan door een of meer medewerkers. De hoofdredacteur stelt het Hoofdbestuur op de hoogte van de aanwijzing van medewerkers. Die aanwijzing kan op elk moment door de hoofdredacteur worden beëindigd. Ook daarvan doet hij mededeling aan het Hoofdbestuur.
30. De benoeming van de hoofdredacteur en van een redacteur eindigt:
a. bij het einde van de benoemingstermijn;
b. door ontheffing uit de functie door het hoofdbestuur of door de algemene ledenvergadering;
c. door bedanken door de functionaris;
d. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging.
Ontheffing kan plaatsvinden indien betrokkene het belang van de vereniging schaadt of indien dat nodig is voor het goed functioneren van de redactie. Ontheffing geschiedt schriftelijk en is met redenen omkleed. Het Hoofdbestuur geeft van zijn besluit tot ontheffing kennis aan de algemene ledenvergadering.
Bij het einde van de benoemingstermijn blijft de hoofdredacteur aan tot in zijn opvolging is voorzien, doch ten hoogste zes maanden, een en ander tenzij het Hoofdbestuur anders beslist.
31. De hoofdredacteur en een redacteur kunnen door het Hoofdbestuur voor ten hoogste drie maanden worden geschorst, indien zij de belangen van de vereniging schaden of indien dat nodig is voor het goed functioneren van de redactie. De schorsing kan een keer voor een periode van ten hoogste drie maanden worden verlengd. De schorsing kan mondeling geschieden, maar dient binnen een week schriftelijk en met redenen omkleed te worden bevestigd. Het Hoofdbestuur neemt zo spoedig mogelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen.
De hoofdredacteur kan een redacteur schorsen. Hij brengt die schorsing onverwijld ter kennis van het Hoofdbestuur dat zo spoedig mogelijk een besluit neemt over voortzetting van de schorsing en over eventuele andere maatregelen.
Betrokkene wordt zo spoedig mogelijk in de gelegenheid gesteld te worden gehoord door het Hoofdbestuur.
32. Degene die overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van dit reglement is geschorst of overeenkomstig het bepaalde in artikel 30 van dit reglement door het Hoofdbestuur uit zijn functie is ontheven, kan daartegen in beroep gaan bij de geschillencommissie, bedoeld in hoofdstuk X van de statuten.
33. De kosten van "Op de Rails" worden bestreden uit de algemene middelen van de vereniging, uit de advertentieopbrengsten en uit bijdragen van derden die bestemd zijn om een bepaalde publicatie in "Op de Rails" mogelijk te maken. De laatstgenoemde bijdragen worden met naamsvermelding als bijzondere bate in de jaarrekening van de vereniging verantwoord.
De advertentietarieven worden op voordracht van de redactie door het Hoofdbestuur vastgesteld.
34. De redactie is bevoegd om mededelingen als bedoeld in artikel 26 onder a. en b. van dit reglement in te korten, taalkundig te bewerken, te bepalen in welk nummer zij worden opgenomen, met uitzonderingen van de oproep, de agenda en andere mededelingen ten behoeve van een algemene ledenvergadering en van andere mededelingen door het Hoofdbestuur, indien het Hoofdbestuur schriftelijk verklaart dat die onverkort en/of in een bepaald nummer van "Op de Rails" opgenomen moeten worden.
35. De redactie is bevoegd bijdragen als bedoeld in artikel 26 onder c. van dit reglement in te korten, in afleveringen te publiceren, te bewerken en, indien het een bijdrage in een andere taal betreft, te (doen) vertalen in het Nederlands. Over andere dan taalkundige wijzigingen wordt zoveel mogelijk overleg gepleegd met de auteur.
36. Inzending van een bijdrage aan de redactie veronderstelt toestemming tot openbaarmaking en verveelvoudiging daarvan in "Op de Rails" en in andere publicaties van de vereniging.

V. Geldmiddelen

37. Onverminderd het bepaalde in artikel 3 van dit reglement ontvangt een lid na betaling van de contributie voor een verenigingsjaar van de ledenadministrateur voor dat jaar een lidmaatschapskaart, waarop zijn vermeld de naam en voorletters, het adres, de woonplaats en het lidmaatschapsnummer van het lid. Deze lidmaatschapskaart wordt geldig door ondertekening door het lid.
38. De leden van de kascommissie, bedoeld in artikel 52 van de statuten, worden door de algemene ledenvergadering aangewezen voor de periode lopende van de gewone algemene ledenvergadering waarin zij zijn aangewezen, tot de eerste daaropvolgende gewone algemene ledenvergadering. Ieder jaar worden door de algemene ledenvergadering eveneens twee plaatsvervangende leden voor de duur van één jaar benoemd. Leden en plaatsvervangende leden van de kascommissie zijn telkens herkiesbaar.
Indien een lid van de kascommissie voor het einde van zijn benoemingstermijn defungeert of gedurende langere tijd niet in staat is zijn taak te vervullen, wordt hij tot de volgende algemene ledenvergadering vervangen door een plaatsvervangend lid.
39. De aanwijzing van een lid of een plaatsvervangend lid van de kascommissie eindigt:
a. bij het einde van de in artikel 38 van dit reglement genoemde periode;
b. door ontheffing uit de functie door de algemene ledenvergadering;
c. door bedanken door de functionaris;
d. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging.
Ontheffing kan plaatsvinden indien betrokkene het belang van de vereniging schaadt of indien ontheffing nodig is voor het goed functioneren van de kascommissie.
40. De kascommissie controleert jaarlijks:
a. het beheer van de geldmiddelen en de financiële administratie door de penningmeester van het Hoofdbestuur, zijn rekening en verantwoording daarover, alsmede alle relevante bescheiden, die onder zijn berusting zijn, waaronder de stukken genoemd in de artikelen 9 en 11 van dit reglement;
b. het beheer van de geldmiddelen en de financiële administratie door de diensten die door een bestuur worden geleid.
De kascommissie controleert het beheer van de geldmiddelen en de financiële administratie door de overige diensten en de afdelingen en de secties tenminste éénmaal per vier jaar.
41. De kascommissie doet jaarlijks van haar bevindingen verslag aan de algemene ledenvergadering, bedoeld in artikel 19 van dit reglement, en kan zo nodig maatregelen voorstellen. Zij kan daarbij een oordeel geven over het financiële beleid.
De kascommissie kan, indien zij daartoe aanleiding vindt, tussentijds het Hoofdbestuur van haar bevindingen in kennis stellen en zo nodig maatregelen voorstellen.
42. De begroting, bedoeld in artikel 19 onder d. van dit reglement, is een raming van de ontvangsten en uitgaven van de vereniging. Indien dat nodig is voor een goede vervulling van de taak van de vereniging, kan een begrotingspost, na verkregen toestemming van het Hoofdbestuur, worden overschreden.

VI. Bijeenkomsten

43. Het Hoofdbestuur kan bijeenkomsten organiseren. Deze worden tijdig in "Op de Rails" of per rondschrijven aan de leden bekend gemaakt.
44. Het Hoofdbestuur kan de deelname aan een bijeenkomst openstellen voor niet-leden van de vereniging. Op deze deelnemers zijn de regels van de vereniging van overeenkomstige toepassing. Aan niet-leden die willen deelnemen aan een bijeenkomst, kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld.
45. Aanmelding voor een bijeenkomst geschiedt:
a. indien geen bijdrage is verschuldigd: door schriftelijke aanmelding bij de secretaris van het Hoofdbestuur of bij een daartoe aangewezen lid van de vereniging;
b. indien wel een bijdrage is verschuldigd: door storting of overmaking van het verschuldigde bedrag op de daartoe bestemde (post)bankrekening van de vereniging binnen de daartoe gestelde termijn.
Het Hoofdbestuur kan voor een bijeenkomst een andere wijze van aanmelding vaststellen. Deze wordt dan vermeld in de bekendmaking, bedoeld in artikel 43 van dit reglement.
46. Het Hoofdbestuur kan deelname aan een bijeenkomst weigeren:
a. bij niet tijdige aanmelding;
b. indien een aanmelding voor een eerdere bijeenkomst zonder goede reden niet gestand is gedaan;
c. bij een groter aantal aanmeldingen dan plaatsen.
47. De kosten van een bijeenkomst worden bestreden uit de bijdragen van de deelnemers. Het Hoofdbestuur kan besluiten uit de algemene middelen van de vereniging bij te dragen in de kosten van een bijeenkomst.
Indien de kosten van een bijeenkomst achteraf hoger blijken te zijn dan de geraamde kosten, kunnen de deelnemers niet worden aangesproken tot betaling van een aanvulling op de vastgestelde deelnemersbijdrage.
Indien de kosten van een bijeenkomst vooraf hoger blijken te zijn dan de aanvankelijk geraamde kosten of indien er minder deelnemers dan geraamd blijken te zijn, kan tot een week voor de aanvang van de bijeenkomst aan de deelnemers een aanvulling op de deelnemersbijdrage worden gevraagd. De deelnemer die deze aanvulling niet wenst te betalen, kan zich terugtrekken en ontvangt de reeds betaalde bijdrage terug.
48. Het Hoofdbestuur kan voor de toelating tot een bijeenkomst nadere regels stellen, zoals ten aanzien van de aanmelding, de betaling, het aantal deelnemers en de selectie bij een groter aantal aanmeldingen dan plaatsen.
49. De leiding van een bijeenkomst berust bij een lid van het Hoofdbestuur of bij een door het Hoofdbestuur aangewezen meerderjarig lid van de vereniging.

VII. Diensten

50. Het Hoofdbestuur stelt bij de oprichting van een dienst vast:
a. de naam;
b. de taak;
c. de bestuursvorm;
d. de plaats van vestiging;
e. de wijze waarop de kosten van de dienst worden bestreden.
Het Hoofdbestuur kan deze, na overleg met het bestuur c.q. de beheerder van de dienst, wijzigen.
51. Van de oprichting, de wijziging van de in artikel 50 van dit reglement genoemde punten, en de opheffing van een dienst, alsmede van de personele mutaties in de leiding van een dienst geeft het Hoofdbestuur kennis aan de algemene ledenvergadering.
52. Een dienst wordt geleid door een bestuur of door een beheerder. Het bestuur c.q. de beheerder is verantwoording verschuldigd aan het Hoofdbestuur.
53. Het bestuur van een dienst is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen zijn dienst.
Een bestuur bestaat tenminste uit drie en ten hoogste uit vijf meerderjarige leden van de vereniging, onder wie steeds een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De overige taken worden in onderling overleg verdeeld.
De voorzitter van het bestuur is belast met de leiding van de vergaderingen van de dienst en vertegenwoordigt de dienst binnen de vereniging. De secretaris is belast met de secretariële werkzaamheden, waaronder het notuleren van de vergaderingen, het verzorgen van de correspondentie en het beheer van het bestuursarchief. De penningmeester beheert de geldmiddelen en verzorgt de financiële administratie. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het bestuur worden bij afwezigheid vervangen door een ander bestuurslid.
54. De beheerder van een dienst is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen zijn dienst. Hij geeft leiding aan de dienst en vertegenwoordigt de dienst binnen de vereniging. Hij verricht de secretariële werkzaamheden, beheert de geldmiddelen en verzorgt de administratie. Hij wordt bij diens afwezigheid vervangen door een lid van de vereniging dat op zijn voordracht daartoe door het Hoofdbestuur wordt aangewezen.
55. De beheerder en de bestuursleden worden door het Hoofdbestuur voor een periode van vier jaar benoemd en kunnen na afloop telkens voor eenzelfde periode worden herbenoemd.
Bij ontstentenis van een bestuur c.q. een beheerder wordt de dienst geleid door een of meer leden van het Hoofdbestuur.
56. De benoeming van een bestuurslid en een beheerder van een dienst eindigt:
a. bij het einde van de benoemingstermijn;
b. door ontheffing uit de functie door het Hoofdbestuur;
c. door bedanken door de functionaris;
d. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging.
Bij het einde van de benoemingstermijn blijft de beheerder aan tot in zijn opvolging is voorzien, doch ten hoogste zes maanden, een en ander tenzij het Hoofdbestuur anders beslist. Hetzelfde geldt voor een bestuurslid indien anders minder dan drie bestuursleden overblijven.
Ontheffing kan plaatsvinden indien betrokkene het belang van de vereniging schaadt, indien hij zich niet houdt aan de aanwijzingen of besluiten van het Hoofdbestuur of van de algemene ledenvergadering, of indien ontheffing nodig is voor het goed functioneren van de dienst. Ontheffing geschiedt schriftelijk en is met redenen omkleed. Het Hoofdbestuur geeft de algemene ledenvergadering kennis van de ontheffing.
57. Aan een dienst kunnen medewerkers zijn verbonden. Zij worden op voordracht van het bestuur c.q. de beheerder van de dienst aangewezen door het Hoofdbestuur. Die aanwijzing geldt voor onbepaalde tijd, maar kan op elk moment, het bestuur c.q. de beheerder van de dienst gehoord, door het Hoofdbestuur worden beëindigd.
58. Een bestuurslid, een beheerder of een medewerker van een dienst kunnen door het Hoofdbestuur voor een periode van ten hoogste drie maanden worden geschorst, indien hij de belangen van de vereniging schaadt, indien hij zich niet houdt aan de aanwijzingen of besluiten van het Hoofdbestuur of van de algemene ledenvergadering, of indien dat nodig is voor het goed functioneren van de dienst. De schorsing kan één keer voor een periode van ten hoogste drie maanden worden verlengd. De schorsing kan mondeling geschieden, maar dient binnen een week schriftelijk en met redenen omkleed te worden bevestigd. Het Hoofdbestuur neemt zo spoedig mogelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen.
Het bestuur c.q. de beheerder kan een medewerker van een dienst schorsen. Zij brengen die schorsing onverwijld ter kennis van het Hoofdbestuur dat zo spoedig mogelijk een besluit neemt over voortzetting van de schorsing en eventuele andere maatregelen. Betrokkene wordt zo spoedig mogelijk in de gelegenheid gesteld te worden gehoord door het Hoofdbestuur.
59. Degene die overeenkomstig het bepaalde in artikel 58 van dit reglement is geschorst of overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 56 of 57 van dit reglement uit zijn functie is ontheven, kan daartegen in beroep gaan bij de geschillencommissie, bedoeld in hoofdstuk X van de statuten.
60. De kosten van diensten met een taak die geen inkomsten genereert, worden bestreden uit de algemene middelen van de vereniging.
61. De kosten van de overige diensten worden in beginsel bestreden uit de inkomsten die door de desbetreffende dienst worden gegenereerd. Het Hoofdbestuur kan besluiten ook deze diensten uit de algemene middelen van de vereniging te ondersteunen.
62. De tarieven die een dienst voor zijn werkzaamheden in rekening brengt, behoeven de goedkeuring van het Hoofdbestuur, tenzij die tarieven blijven binnen terzake door het Hoofdbestuur voor de desbetreffende dienst vastgestelde richtlijnen.
63. Het bestuur c.q. de beheerder zendt jaarlijks uiterlijk in de maand februari, ter goedkeuring, aan de penningmeester van het Hoofdbestuur een begroting voor het lopende verenigingsjaar en de rekening en verantwoording over het afgelopen verenigingsjaar van de dienst, onder gelijktijdige toezending van een afschrift daarvan aan de kascommissie.
Het bestuur c.q. de beheerder zendt voorts tegelijkertijd een jaarverslag van de dienst aan het lid van het Hoofdbestuur dat is belast met het toezicht op de dienst.
Een dienst die geheel of grotendeels wordt gefinancierd uit de algemene middelen van de vereniging, kan door de penningmeester van het Hoofdbestuur van het opstellen van een begroting worden vrijgesteld.
64. Een dienst wordt door het Hoofdbestuur opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering.
65. Het Hoofdbestuur kan nadere regels stellen omtrent het bestuur, de organisatie, de werkwijze en de financiën van een dienst.
Het bestuur c.q. de beheerder van een dienst kan regels stellen omtrent de werkwijze van de dienst. Deze regels behoeven de goedkeuring van het Hoofdbestuur.
66. Als een dienst op de voet van artikel 80 van de statuten is ondergebracht in een rechtspersoon, dienen de statuten, het huishoudelijk reglement en de eventuele andere regelingen van die rechtspersoon zoveel mogelijk in overeenstemming zijn met het bepaalde in dit Hoofdstuk van dit reglement.

VIII. Afdelingen en Secties

67. Op verzoek van tenminste veertig leden kan door het Hoofdbestuur een afdeling worden opgericht, een sectie op verzoek van tenminste tien leden.
68. Het Hoofdbestuur stelt bij de oprichting van een afdeling of sectie vast:
a. de naam;
b. het geografische dan wel het interessegebied;
c. de bestuursvorm.
Het Hoofdbestuur kan deze, na overleg met het bestuur c.q. de sectieleider, wijzigen.
69. Van de oprichting, de wijziging van de in artikel 68 van dit reglement genoemde punten, de samenvoeging en de opheffing van een afdeling of sectie, alsmede van de personele mutaties in de leiding van een afdeling of sectie geeft het Hoofdbestuur kennis aan de algemene ledenvergadering.
70. Leden van een afdeling of sectie zijn de leden van de vereniging die binnen het gebied van de afdeling of sectie woonachtig zijn, en andere leden van de vereniging die zich bij het afdelingsbestuur c.q. de sectieleider hebben aangemeld.
Leden van een afdeling of sectie op een bepaald interessegebied zijn de leden van de vereniging die zich bij het bestuur van die afdeling c.q. de sectieleider hebben aangemeld.
71. Een afdeling wordt geleid door een bestuur. Een bestuur bestaat tenminste uit drie en ten hoogste uit vijf leden, onder wie steeds een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De overige taken worden in onderling overleg verdeeld.
Het bestuur dient zich te houden aan de aanwijzingen of besluiten van het Hoofdbestuur en de algemene ledenvergadering.
72. Het bestuur van een afdeling is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen zijn afdeling.
De voorzitter van het bestuur is belast met de leiding van de vergaderingen van de afdeling en vertegenwoordigt de afdeling binnen de vereniging.
De secretaris is belast met de secretariële werkzaamheden, waaronder het notuleren van de vergaderingen, het verzorgen van de correspondentie, het mededelen van de mutaties aan het Hoofdbestuur en het beheer van het bestuursarchief. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het bestuur worden bij afwezigheid vervangen door een ander bestuurslid.
73. Een sectie wordt geleid door een sectieleider. Hij wordt bijgestaan door een assistent-sectieleider, die hem bij afwezigheid vervangt.
De sectieleider is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken binnen zijn sectie. Hij is belast met de leiding van de sectie en vertegenwoordigt de sectie binnen de vereniging. Hij is belast met de secretariële werkzaamheden, het mededelen van de mutaties aan het Hoofdbestuur, met het beheer van de geldmiddelen en met de administratie. Hij kan bepaalde taken aan de assistent-sectieleider delegeren.
Hij dient zich te houden aan de aanwijzingen en besluiten van het Hoofdbestuur en van de algemene ledenvergadering.
74. De bestuursleden van een afdeling, de sectieleider en de assistent- sectieleider worden door de afdelingsvergadering respectievelijk de sectievergadering voor een periode van vier jaar uit de leden van de afdeling c.q. sectie gekozen. Het jaar van verkiezing telt daarbij als het eerste jaar. Zij zijn na afloop van die termijn telkens voor eenzelfde periode herkiesbaar. Het aantal minderjarige bestuursleden bedraagt ten hoogste één en, indien het bestuur uit vijf leden bestaat, ten hoogste twee. De voorzitter en de penningmeester moeten meerderjarig zijn. De sectieleider en de assistent-sectieleider moeten meerderjarig zijn.
75. Bij ontstentenis van een bestuur c.q. een sectieleider en een assistent-sectieleider wordt de afdeling of sectie geleid door een of meer door het Hoofdbestuur aan te wijzen meerderjarige leden van de vereniging. Deze aanwijzing geldt voor hoogstens een jaar. Als binnen die periode niet in de vacatures is voorzien, wordt de afdeling c.q. sectie door het Hoofdbestuur opgeheven.
Het Hoofdbestuur gaat niet tot ontbinding over alvorens een afdelings- c.q. sectievergadering bijeen te hebben geroepen teneinde in de vacature te voorzien.
76. De benoeming van een bestuurslid van een afdeling, de sectieleider en de assistent-sectieleider eindigt:
a. bij het einde van de benoemingstermijn;
b. door ontheffing door het Hoofdbestuur uit de functie;
c. door bedanken door de functionaris;
d. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging.
Bij het einde van de benoemingstermijn blijft een sectieleider bij het ontbreken van een assistent-sectieleider of omgekeerd aan tot in zijn opvolging is voorzien, doch ten hoogste zes maanden, een en ander tenzij het Hoofdbestuur anders beslist.
Ontheffing kan plaatsvinden, indien hij zich niet houdt aan de aanwijzingen of besluiten van het Hoofdbestuur of de algemene ledenvergadering, indien betrokkene het belang van de vereniging, afdeling of sectie schaadt of indien ontheffing nodig is voor het goed functioneren van de afdeling of sectie. Ontheffing geschiedt schriftelijk en is met redenen omkleed. Het Hoofdbestuur geeft de algemene ledenvergadering kennis van de ontheffing.
77. Een bestuurslid van een afdeling, een sectieleider of een assistent- sectieleider kan door het Hoofdbestuur voor een periode van drie maanden worden geschorst, indien hij zich niet houdt aan de aanwijzingen of besluiten van het Hoofdbestuur of van de algemene ledenvergadering, indien hij de belangen van de vereniging, de afdeling of sectie schaadt dan wel indien schorsing nodig is voor het goed functioneren van de afdeling of sectie. De schorsing kan een keer voor een periode van drie maanden worden verlengd. De schorsing kan mondeling geschieden, maar dient binnen een week schriftelijk en met redenen omkleed te worden bevestigd. Het Hoofdbestuur neemt zo spoedig mogelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen.
Betrokkenen worden zo spoedig mogelijk in de gelegenheid gesteld te worden gehoord door het Hoofdbestuur.
78. Degene die overeenkomstig het bepaalde in artikel 77 van dit reglement is geschorst of overeenkomstig het bepaalde in artikel 76 van dit reglement uit zijn functie is ontheven, kan daartegen in beroep gaan bij de geschillencommissie, bedoeld in Hoofdstuk X van de statuten.
79. De afdelingen en secties voeren een eigen financieel beleid met inachtneming van hetgeen daaromtrent in dit reglement wordt bepaald.
De kosten van de afdelingen en secties worden in beginsel bestreden uit de inkomsten die door de afdeling of sectie binnen haar taakstelling worden gegenereerd. Het Hoofdbestuur kan op verzoek van het bestuur van een afdeling c.q. de sectieleider besluiten de afdelingen resp. de sectie uit de algemene middelen van de vereniging te ondersteunen.
80. Het bestuur van een afdeling c.q. de sectieleider zendt jaarlijks uiterlijk in de maand februari ter goedkeuring aan de penningmeester van het Hoofdbestuur een begroting voor het lopende verenigingsjaar en de rekening en verantwoording over het afgelopen verenigingsjaar van de afdeling resp. sectie, onder gelijktijdige toezending van een afschrift daarvan aan de kascommissie. Het bestuur van een afdeling c.q. een sectieleider zendt voorts tegelijkertijd een jaarverslag van de dienst aan het lid van het Hoofdbestuur dat is belast met het toezicht op de afdelingen en secties.
81. Het bestuur van de afdeling c.q. de sectieleider is bevoegd:
a. bijeenkomsten te organiseren;
b. afdelings/sectievergaderingen te beleggen;
c. op verzoek van het Hoofdbestuur, representatieve taken te vervullen.
Het bestuur van de afdeling c.q. de sectieleider brengt de redactie van "Op de Rails" tijdig op de hoogte van de onder a en b bedoelde activiteiten zodat deze in "Op de Rails" gepubliceerd kunnen worden.
82. De kosten van een bijeenkomst of van andere activiteiten van een afdeling of een sectie worden in beginsel bestreden uit de bijdragen van de deelnemers.
83. Het bestuur van de afdeling c.q. de sectieleider draagt zorg voor het tijdig beleggen van een vergadering voor de verkiezing van leden van het bestuur resp. de sectieleider en assistent-sectieleider.
84. De bijeenkomsten van een afdeling of sectie zijn toegankelijk voor alle leden van de vereniging. Het bestuur van de afdeling c.q. de sectieleider kan die toegang beperken indien dat noodzakelijk mocht blijken.
Een bijeenkomst van een afdeling of sectie kan door het bestuur van de afdeling c.q. de sectieleider worden opengesteld voor derden.
85. Een afdeling of sectie wordt door het Hoofdbestuur opgeheven:
a. na een daartoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering;
b. op verzoek van de afdeling c.q. sectie;
c. indien niet kan worden voorzien in de leiding van de afdeling c.q. sectie overeenkomstig het bepaalde in artikel 75 van dit reglement.Het Hoofdbestuur gaat niet tot ontbinding over alvorens een afdelings- c.q. sectievergadering bijeen te hebben geroepen teneinde in de vacature te voorzien.
86. Het Hoofdbestuur kan op verzoek van een afdeling of sectie na overleg met de andere betrokken afdeling of sectie het geografisch gebied wijzigen. Ook kan het Hoofdbestuur op verzoek van de betrokken afdelingen en secties overgaan tot samenvoeging.
87. Het Hoofdbestuur kan nadere regels stellen omtrent het bestuur, de organisatie, de werkwijze en de financiën van afdelingen en secties.

IX. Stafvergadering

88. Tenminste eenmaal per jaar belegt het Hoofdbestuur een stafvergadering. Voor deze vergadering worden in ieder geval uitgenodigd:
a. de leden van het Hoofdbestuur;
b. de voorzitters van de afdelingen;
c. de sectieleiders;
e. de voorzitters van diensten met een bestuur;
d. de beheerders van de overige diensten;
f. de hoofdredacteur van "Op de Rails";
g. de leden van de kascommissie;
h. de voorzitter van de geschillencommissie;
i. de ledenadministrateur.
De vergadering dient vooral om van gedachten te wisselen over het te voeren beleid in alle geledingen van de vereniging en over de gang van zaken binnen de vereniging, waaronder de financiële gang van zaken.
89. De stafvergadering is bevoegd:
a. de algemene ledenvergadering gevraagd of ongevraagd te adviseren;
b. het Hoofdbestuur gevraagd of ongevraagd te adviseren.
90. De voorzitter van het Hoofdbestuur is belast met de leiding van de stafvergadering. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de vice-voorzitter. Is ook hij verhinderd dan is één van de andere leden van het Hoofdbestuur, niet zijnde de secretaris of penningmeester, met de leiding belast. De secretaris van het Hoofdbestuur is verantwoordelijk voor de oproep voor en het notuleren van de stafvergadering.

X. Slotbepalingen

91. Aan alle nieuwe leden wordt een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement verstrekt.
92. Voor iedere wijziging van dit reglement is de goedkeuring van de algemene ledenvergadering vereist. De algemene ledenvergadering mag een voorstel tot wijziging van dit reglement niet in behandeling nemen indien dat voorstel niet op de agenda is vermeld.

Aldus gewijzigd vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de NVBS die is gehouden op 11 mei 1996 te Utrecht, met dien verstande dat dit reglement in werking treedt op 13 november 1996, de datum waarop de akte, houdende algehele statutenwijziging van de NVBS, waartoe in dezelfde vergadering werd besloten, is verleden voor notaris P. Kroesen te Vlaardingen. (Voorlaatste wijziging: 14 april 1984)

Contact

Ledenadministratie

Hoofdbestuur

Internetdienst

Voor verdere contacten zie de gegevens op de verschillende pagina's of op de pagina 'Contact'