Per jaar worden naar elke deelnemer negen dozen met foto′s verstuurd, iedere vijf weken één behalve in de zomermaanden. Elke zending bestaat uit 150-200 foto′s van steeds wisselende onderwerpen. De foto′s hebben betrekking op Nederlandse en buitenlandse spoor- en tramwegbedrijven, zowel uit het heden als het verleden. Behalve het materieel komt ook de infrastructuur aan bod. Een en ander is natuurlijk wel afhankelijk van het aanbod van foto′s: deze worden belangeloos door leden ter beschikking gesteld. Als deelnemer aan de fotorondzendingen wordt u niet alleen in staat gesteld deze foto′s op uw gemak te bekijken, maar ook ze te bestellen voor uw eigen collectie.

Deelnemers zijn niet verplicht ook zelf foto′s ter beschikking te stellen; omgekeerd kunnen NVBS-leden foto′s insturen zonder zelf aan de fotorondzendingen deel te nemen.

Een abonnement op de fotorondzendingen kost slechts een gering bedrag per jaar, € 4,75; daarnaast echter zullen door sommigen verzendkosten (€ 2,64) moeten worden gemaakt. Om deze te beperken worden de deelnemers geografisch in groepen verdeeld, zodat dozen persoonlijk kunnen worden afgegeven als de volgende deelnemer in de buurt woont. Dit bespaart kosten en (verzend)tijd. Ieder mag wat dit betreft zijn voorkeuren bekend maken, bijvoorbeeld in geval van een gezamenlijk werkadres van twee deelnemers. Elke rondzending bevat een inhoudsopgave, een aantal bestelkaarten en een verzendlijst. Van de volgorde op deze lijst mag om bovenstaande reden niet worden afgeweken, tenzij na overleg met de beheerder.

Op de verzendlijst vult elke deelnemer de datum van ontvangst en doorsturen in; men mag de zending maximaal drie dagen in huis houden. Als u hier van afwijkt wordt het maandelijks circulatieschema ernstig verstoord. Geen nood als u hier een keer door vakantie of ziekte niet aan kunt voldoen: licht uw voorganger op de lijst (noteer naam en adres!) of de beheerder van te voren in en desgewenst krijgt u de zending later alsnog in uw bezit. Vergeet ook niet bij verhuizing uw nieuwe adres tijdig (elke zending is ca twee maanden onderweg!) aan de beheerder door te geven. Hetzelfde geldt bij wijziging van telefoonnummer.

Deelnemers zijn verplicht zelf bij te houden wanneer welk nummer rondzending is ontvangen en doorgestuurd. Dit vergemakkelijkt navraag bij storingen in de circulatie of vermissingen. Om aansprakelijkheid bij zoekraken te vermijden - elke rondzending vertegenwoordigt een waarde van zo′n honderd euro - is het verstandig bewijzen van verzending of handtekeningen van ontvangt bij persoonlijke bezorging enige tijd te bewaren. Vermeld op het pakket ook altijd uw naam en adres!

U hoeft u slechts eenmaal aan te melden: het abonnement wordt jaarlijks verlengd tot wederopzegging van uw kant.

Zoals reeds gezegd kunnen alle aanwezige foto′s worden nabesteld. Hiertoe heeft elke foto een nummer/lettercombinatie. Het nummer geeft de negatiefeigenaar en de foto aan, de letter(s) de soort en het formaat van de foto. U kunt zelf met een bepaalde letter aangeven in welk formaat u de afdruk wilt ontvangen. Als u foto′s wilt hebben vult u één van de bij elke rondzending aanwezige bestelkaarten in en stuurt deze naar het Fotobureau (dus niet naar Nuenen!). De prijzen van de verschillende fotoformaten en een telefoonnummer voor het krijgen van inlichtingen vindt u ook op de pagina van het Fotobureau.

Als u foto′s bestelt is het verstandig de gegevens te noteren want bij levering staan deze niet altijd op de afdrukken vermeld.

Hoe meer foto′s aanwezig zijn bij de beheerder, des te fraaier en gevarieerder elke rondzending wordt. Een ieder wordt dan ook verzocht foto′s naar de beheerder te sturen, liefst op formaat 9x13 maar beslist niet groter dan 10x15 cm i.v.m. het formaat van de dozen. Het mogen zwart/wit- (ook repro′s), kleurenfoto′s en afdrukken van dia′s zijn, voorzien van datum en omschrijving. Een negatief-eigenaarnummer kunt u aanvragen bij het Fotobureau. De kwaliteit moet, zeker als het actuele opnamen betreft, goed zijn. Als u de foto′s na circulatie terug wilt hebben, zet u op de achterkant ′retour′. Normaliter echter gaan de foto′s na circulatie naar de beheerders van de NVBS-fotocollecties om hierin te worden opgenomen (op afspraak te bezichtigen). U moet wel bedenken dat uw foto′s door anderen kunnen worden besteld. In dat geval krijgt u een giro-overschrijving van het Fotobureau voor de kosten van het (laten) afdrukken en verzenden van de foto′s. Wilt of kunt u echt niet voor nabestellingen zorgen, zet dit dan duidelijk achter op elke foto die u inzendt.